Акт выполненных работ

Унифицированной формы нет. С 01.01.2013 (ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте», ст. 9 ч. 4) первичные учётные документы составляются в свободной форме, но должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 ч. 2 ФЗ-402): наименование документа, дата составления, название сторон, суть операции, натуральные/денежные измерители, ФИО и должности ответственных лиц с подписями. Наш шаблон покрывает все обязательные реквизиты. Для строительного подряда отдельно применяются формы КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости) по Постановлению Госкомстата № 100 от 11.11.1999 — этот шаблон для них не подходит, используйте специализированные формы.

По договору подряда — в сроки, предусмотренные договором; если не указаны — в разумный срок после извещения исполнителя о готовности (ст. 720 ч. 1 ГК РФ). При обнаружении отступлений заказчик обязан немедленно заявить об этом (ст. 720 ч. 2); скрытые недостатки должны быть заявлены в разумный срок после обнаружения (ст. 720 ч. 4). При уклонении заказчика от приёмки исполнитель по истечении месяца и двух предупреждений вправе продать результат работы (ст. 720 ч. 6). Для услуг — применяются нормы о подряде в той мере, в какой они не противоречат существу услуг (ст. 783 ГК РФ).

«С НДС» — исполнитель плательщик НДС (общая система налогообложения): налог начисляется сверху цены по базовой ставке 22 % (с 01.01.2026 по ФЗ № 425-ФЗ от 28.11.2025; ст. 164 п. 3 НК РФ; до 31.12.2025 действовала ставка 20 %), 10 % (льготная для продовольственных, детских товаров и ряда услуг, ст. 164 п. 2) или 0 % (экспорт и спецслучаи, ст. 164 п. 1). «Без НДС» — исполнитель плательщик НДС, но конкретная операция освобождена (ст. 149 НК РФ: образование, медицина, банковские операции, доли в уставном капитале и др.). «НДС не облагается» — исполнитель не является плательщиком НДС: УСН с доходом за прошлый год ниже порога ст. 145 НК РФ (порог поэтапно снижается по ФЗ № 425-ФЗ от 28.11.2025: 60 млн ₽ в 2025, 20 млн в 2026, 15 млн в 2027, 10 млн с 2028), ПСН, НПД-самозанятый, либо освобождение по ст. 145 НК РФ по другим основаниям. УСН с доходом свыше порога становится плательщиком НДС по льготным ставкам 5 % (доход 20–250 млн ₽) или 7 % (250–450 млн ₽) без права на вычет, либо общей 22 % с правом вычета. Режим должен соответствовать налоговому статусу исполнителя на момент выполнения работ.

При режиме «С НДС» — да, обязательно (ст. 168, 169 НК РФ). Счёт-фактура — основание для вычета НДС у заказчика; выставляется исполнителем в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров / выполнения работ / оказания услуг (ст. 168 ч. 3 НК РФ). Без счёта-фактуры заказчик не сможет принять НДС к вычету, даже если он выделен в акте. При режимах «Без НДС» и «НДС не облагается» счёт-фактура, как правило, не выставляется: для операций, освобождённых по ст. 149 НК РФ, с 01.01.2014 (ФЗ-420 от 28.12.2013) составление счёта-фактуры прямо не требуется; неплательщики НДС (УСН до порога ст. 145 НК РФ, ПСН, НПД) счёт-фактуру не выставляют вовсе. Наш генератор счётов-фактур пока не реализован — готовьте счёт-фактуру отдельно в бухгалтерской программе (1С, СБИС, Контур.Эльба и т. п.).

По ст. 720 ч. 3 ГК РФ заказчик при явных недостатках вправе отказаться от приёмки до их устранения или потребовать пересмотра цены. Если приёмка всё же производится — замечания обязательно отражаются в акте (поле «Замечания к приёмке» в нашем шаблоне). Без фиксации в акте заказчик теряет право ссылаться на явные недостатки (ст. 720 ч. 3). Для скрытых недостатков срок претензий — 2 года по общему правилу (ст. 724 ч. 2 ГК РФ), для зданий и сооружений — 5 лет (ст. 756). При невозможности согласовать замечания составляется акт об отказе от приёмки в произвольной форме либо заказчик направляет мотивированный отказ письменно в срок, установленный договором.

Со стороны заказчика — руководитель организации или лицо, уполномоченное доверенностью (ст. 185 ГК РФ) либо локальным актом (приказ о полномочиях). Со стороны исполнителя — аналогично. На практике подписантами выступают: генеральный директор, финансовый директор, главный инженер, руководитель проекта (в зависимости от внутреннего распределения полномочий). Проставление печати («М.П.») не обязательно с 2015 года (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» — отменил обязательную круглую печать для ООО и АО), но распространено в B2B-обороте. Если одна из сторон — физлицо / самозанятый — подписывает сам, без должности указывается «Самозанятый», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо».

Срок хранения первичных учётных документов установлен ст. 29 ч. 1 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» — не менее 5 лет после года, в котором документ использован для составления бухгалтерской отчётности. Для налогового учёта — ст. 23 ч. 1 п. 8 НК РФ обязывает хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, не менее 5 лет (с 2020 — увеличение до 5 лет, было 4). Для актов, связанных с НДС, дополнительно важны ст. 169 НК РФ и Правила ведения книг покупок/продаж (Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011). Актуальные сроки проверяйте в действующей редакции Перечня типовых управленческих архивных документов Росархива — они могут корректироваться.

Подрядчик вправе подписать акт в одностороннем порядке — для подряда это прямо допускает п. 4 ст. 753 ГК РФ, и такой акт является доказательством сдачи работ. Условие — заказчик был надлежаще уведомлён о готовности к приёмке, но уклоняется: не является, не подписывает и не даёт мотивированный отказ. В акте делается отметка об отказе второй стороны от подписи. Односторонний акт суд признает недействительным, только если сочтёт мотивы отказа обоснованными. Поэтому заказчику важно фиксировать недостатки письменно, а подрядчику — сохранять доказательства уведомления о приёмке.